Cómo saber si un proceso se puede automatizar (checklist probada con más de 100 casos en LATAM)
Escucha nuestro artículo para saber si un proceso se puede automatizar
Escrito por Evelyn Agudelo
¿Crees que ese proceso que haces cada semana se puede automatizar?
Muchos equipos inician proyectos de automatización pensando en tecnología, en bots, en inteligencia artificial, sin embargo,… pero se saltan lo más importante: analizar el proceso. Y por eso queremos guiarte desde el momento cero en tu proyecto.
Por eso, en este artículo te mostramos la misma lista de verificación que usamos en más de 100 proyectos reales en América Latina, que ahora están inmersos en empresas de todos los sectores y desarrollados en Bonitasoft, Rocketbot, Auntomation Anyhwere, Docfly, principalmente.
Ahora bien, ¿y para qué te sirve?
Primero, para que no gastes presupuesto donde no toca. Para que prioridades con datos. Segundo, para que tu equipo deje de repetir lo mismo una y otra vez, cuando ya podría estar automatizado. Y finalmente, con la descarga de nuestro cuaderno de notas, podrás analizar con cifras y datos la probabilidad de automatización de todos los procesos que tienes en mente. Si las cifran arrojan como resultado positivo la automatización, podrá presentar esos datos a los tomaodres de destino, y lo mejor, es que viene incluido con una explicación de diligenciamiento y es gratis.
Aparte de eso, aquí te contamos los 3 criterios clave.
¿Cómo calcular el tiempo que consume un proceso (y saber si se puede automatizar)
Para empezar, uno de los primeros filtros para identificar si un proceso merece ser automatizado es su carga operativa. Es decir, cuánto tiempo real se está destinando a esa tarea cada mes.
Por eso, la mejor forma de descubrirlo es responder tres preguntas básicas:
¿Cuántas veces se ejecuta el proceso en un mes? ¿Cuánto tarda cada ejecución? ¿Cuántas personas lo están gestionando?
Así, esa combinación, aunque parezca simple, da como resultado una cifra concreta: las horas totales que el equipo dedica al mes en esa única actividad.
Cómo saber si un proceso puede automatizarse según sus reglas
Además del tiempo, hay otro punto clave: la lógica que sigue el proceso.
En concreto, se trata de identificar si está basado en reglas claras que se pueden ejecutar de forma automática o, en cambio, si requiere interpretación humana para tomar decisiones. De hecho, este punto hace toda la diferencia.
Por ejemplo, en proyectos reales hemos visto cómo muchas tareas se repiten con frecuencia, pero no todas pueden ser automatizadas. ¿La razón? Algunas dependen del contexto, de criterios éticos o de decisiones que no se pueden programar fácilmente.
Dicho esto, lo que buscamos acá es identificar si el proceso tiene una estructura definida. Por ejemplo, si ante una condición A, siempre se ejecuta una acción B, eso sí se puede automatizar. En cambio, si alguien necesita revisar, evaluar o analizar antes de actuar, entonces el enfoque cambia.
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¿Cómo identificar procesos donde un error puede generar pérdidas reales?
Sin embargo, hay procesos que no ocupan tanto tiempo. Tampoco requieren muchos pasos.
Aun así, si algo sale mal, las consecuencias son serias: multas, sanciones, reclamos… o simplemente un daño que afecta la confianza. Por eso, ese tipo de procesos también se prioriza para automatizar. Y, en muchos casos, se convierten en urgencias.
Sobre todo, esto pasa mucho en áreas donde se gestionan datos sensibles, reportes oficiales o tareas que se deben entregar en fechas exactas. Aunque la tarea parezca sencilla —como enviar un correo, cargar un archivo o firmar un documento— cualquier desviación puede escalar rápido. Una omisión mínima puede afectar un cumplimiento normativo o abrir una brecha frente a un ente regulador.
Por eso, este criterio no depende del volumen, sino del riesgo. En resumen, donde hay consecuencias, hay prioridad.
¿Cómo identificar procesos que se pueden automatizar con tu equipo?
En resumen, todo lo que viste hasta aquí parte de una necesidad real: entender mejor cómo se están ejecutando los procesos y decidir, con claridad, cuáles pueden automatizarse.
Por eso, para ayudarte a dar ese paso, preparamos dos recursos prácticos:
Primero, en el Sketch Show te mostramos cómo calcular la carga operativa de un proceso con trazos simples.
Luego, con el Sketch Book, puedes mapear tus propios procesos. Trae espacio para dibujar, marcar cuellos de botella y ver por dónde empezar.
De hecho, son herramientas que usamos en sesiones reales. Por eso funcionan.
Finalmente, te van a servir para sentarte con tu equipo, mirar lo que hacen todos los días y priorizar con base en datos y creación de estadísticas que marcan un rumbo de decisión.
¿Tienes una idea sobre como aprovechar esta tecnología?
Contáctanos y nuestro equipo te ayudará a construir el mejor Caso de Negocio para evaluar el beneficio, el costo y el riesgo de implementarla.
